עסקים שברשותם מלאי נדרשים לערוך ספירות מלאי מידי שנה כחלק מהוראות ניהול פנקסי חשבונות. לעיתים קרובות בעלי עסקים שואלים מתי יש לערוך את מפקד המלאי? אלו פעולות חובה לבצע? איזו תועלת מניבה הספירה? ועוד שאלות דומות. למעשה, אין מדובר בפעולות מסובכות ומומלץ להכיר את הנהלים הנדרשים המפורטים להלן.
כאשר עסק רוכש מלאי הוא רושם בספרים נכס ולא הוצאה, וזאת כחלק מעיקרון ההקבלה שבסעיף 17 לפקודה. סעיף 17 כאמור קובע שניתן לנכות יציאות והוצאות שיצאו כולן בייצור הכנסתו של נישום בשנת המס ולשם כך בלבד – אם ישנה "הוצאה" שלא שימשה בינתיים לייצור הכנסה, אין להכירה בשנת המס. לכן, כאשר אנו רוכשים סחורה במהלך השנה עלינו להבין את כמות המלאי שנותרה ברשות העסק (גם אם פיזית הסחורה לא נמצאת בעסק עצמו כמו מלאי בקונסיגנציה) כדי שנוכל לחשב את סך ההוצאה שניתן להכיר בשנת המס.
במטרה לזהות את נכס המלאי שברשותנו ואת ההוצאה שנכיר בשנת המס, קיימת חובה לפקוד את המלאי ליום המאזן. אי ביצוע ספירת המלאי בתום שנת המס, עלול להביא לפסילת ספרי החשבונות של העסק לאותה שנת מס ולשנת המס העוקבת.
מלבד החשיבות הרגולטורית ומכיוון שנכס המלאי הוא בדרך כלל מהחשובים בחברה, ספירת המלאי הינה חלק מהמערך הכולל של ניהול הסיכונים ואחת מהבקרות המועילות והאפקטיביות לשמירה על נכס המלאי. בנוסף, נתון אמין של מלאי החברה הינו חשוב מבחינה עסקית ותפעולית לניתוח הביצועים מידי תקופה.
על פי תקנות מס הכנסה יש לערוך את ספירת המלאי עשרה ימים לפני יום המאזן (יום המאזן הוא בד"כ ביום 31 בדצמבר) עד עשרה ימים לאחר תאריך המאזן.
ניתן לבצע ספירות מלאי חודש ימים לפני יום המאזן עד חודש ימים לאחר תאריך המאזן, אך נדרשת הודעה מראש לפקיד השומה.
במקרים שחברות מעוניינות לבצע ספירות מלאי במהלך השנה מומלץ להתייעץ ברואה החשבון מראש.
פעולות שיש לבצע לפני ספירת המלאי
- יש להכין הנחיות בכתב לספירת המלאי.
- יש להכין מראש פירוט לגבי כל המקומות בהם מאוחסן המלאי (כולל מלאי אצל אחרים).
- יש לתכנן את הספירה בהתאם לסידור הסחורה במחסן.
- יש לדאוג כי הסופרים אינם אלו העוסקים במלאי. אם הם העוסקים במלאי, יש לדאוג לבדיקת הספירה ע"י גורם אחר.
- אם מדובר במלאי "מיוחד", יש לוודא כי לסופרים ידע מספיק לספירת המלאי.
- יש להכין דפי ספירה עם כל הפריטים הקיימים הכוללים מק"טים, יחידה (ק"ג, ליטר וכו'), החזרים, חומר גלם, מלאי בתהליך וכו'.
- יש לדאוג לספירת מלאי אצל אחרים או לדאוג לקבלת אישורים מהמחזיקים במלאי (כגון מלאי במשגור, מחסני ערובה וכו').
דגשים למהלך ספירת המלאי
- יש לדאוג שלא תהיה תזוזה של פרטי מלאי במהלך הספירה. אם קיימת תזוזה, יש לדאוג לרישום תנועות מלאי.
- הרישום צריך להיות בעט ולא בעפרון.
- יש לסמן את המלאי שנספר.
- יש לוודא בסוף הספירה כי כל המלאי סומן.
- יש להפריד פרטי מלאי שהוצאו בגינם תעודת משלוח ולא לכלול אותם בספירה.
- חובה לספור מלאי של אחרים שנמצא בחברה ולהפרידו בחישוב המלאי.
- במהלך ספירת המלאי יש להתייחס ולנסות לאתר מלאי מת, מלאי שתנועתו איטית, מלאי בתצוגה, מלאי פגום וכו'.
- על האחראי לסמן בחתימתו את דפי הספירות.
דגשים לאחר ספירת המלאי
- יש לערוך בירור לגבי הפרשים שעולים מספירות המלאי.
- כאשר ספירת המלאי לא בתאריך המאזן, יש לבצע התאמות נדרשות ליום המאזן.
- יש להעביר לרואה החשבון המבקר את דוח ספירת המלאי הכולל את הפריטים שנספרו, הכמות, מחיר ליחידה והערך הכספי. קבלת הנתונים הנ"ל בסוף השנה יתרמו למהימנות הנתונים אם נדרש להציגם.