אלו מסמכים עמותה נדרשת להגיש לרשם העמותות? מתי יש להגיש את הדוח הכספי והדוח המילולי? מתי אפשר לקבל פטור מאגרה שנתית?
כללי
סעיף 38 לחוק העמותות קובע את רשימת המסמכים שעל כל עמותה להגיש לרשם העמותות. את המסמכים יש להגיש בחתימות מקוריות של שני חברי ועד, תוך ציון שמות החותמים או העתק מהמסמכים החתומים כאמור, כשהוא חתום כ"העתק נאמן למקור" על-ידי עו"ד או רואה חשבון. על עמותה להעביר דיווחים לרשם העמותות תוך שבועיים מיום קבלת ההחלטה או מיום האירוע, למעט הדוחות הכספיים והדוח המילולי המוגשים אחת לשנה.
חלה חובה להגיש לרשם העמותות דיווחים על גבי טפסים כפי שנקבעו בתקנות, ולכן חובה למלא טפסים אלו באמצעות הטפסים המקוונים, כפי שמופיעים באתר רשם העמותות, ולהגיש לרשם פלט חתום כאמור לעיל.
המסמכים שעל העמותה להגיש לרשם העמותות כוללים:
- הודעה על שינוי מען העמותה.
- הודעה על מינוי חבר ועד, ועדת ביקורת או הגוף המבקר, או פקיעת כהונתם, וכן הודעה על מינוי רו"ח ופקיעת כהונתו.
- פרוטוקול האסיפה הכללית הכולל החלטה לשנות את תקנון העמותה, שמה או מטרותיה.
- החלטת האסיפה הכללית או הוועד בדבר הרשאים לחתום בשם העמותה.
- הודעה על הגשת תובענה כנגד העמותה או כנגד חבר הוועד בתוקף תפקידו כחבר הוועד. יש לציין בהודעה את שמות הצדדים, בית המשפט שאליו הוגשה התובענה, העילה ומספר ההליך.
- הדו"חות הכספיים של העמותה, הכוללים: פירוט של חמשת מקבלי השכר הגבוה בעמותה, דו"ח על תרומות והודעה על תרומות מישות מדינית זרה לפי סעיף 36א לחוק.
- הדו"ח המילולי של העמותה.
- פרוטוקול החלטת האסיפה הכללית לאשר את הדו"ח הכספי והדו"ח המילולי בצירוף הדו"ח הכספי ובצירוף המלצת ועדת ביקורת או הגוף המבקר לגבי הדו"ח הכספי והדו"ח המילולי, ואם נתמנה רו"ח, בצירוף חוות דעתו על הדו"ח הכספי.
- פרוטוקול בדבר החלטת האסיפה הכללית על פירוק מרצון ועל מינוי מפרק.
- דיווח רבעוני על קבלת תרומה מישות מדינית זרה.
רשם העמותות רשאי לדרוש כל מסמך או מידע נוסף לצורך הבהרת פרטים שצוינו או שצריך היה לציין בדו"ח הכספי או בדו"ח המילולי, או לצורך הבהרות באשר להתנהלותה החוקית של העמותה.
נוסף על האמור, מפקחים מטעם הרשם מוסמכים לדרוש מידע ומסמכים מהעמותה וכן מנושאי משרה בעמותה, מעובדיה ומכל אדם הנוגע בדבר, לשם פיקוח על התנהלות העמותה בהתאם להוראות החוק.
המסמכים המוגשים לרשם העמותות צריכים להיות בשפה העברית או הערבית – אין להגיש מסמכים בשפה האנגלית או בכל שפה אחרת.
מועד הגשת הדוח הכספי והדוח המילולי
יש להגיש את הדוח הכספי והדוח המילולי, לא יאוחר מיום 30 ביוני בשנה שלאחר תם תקופת הדוח, כשהוא חתום בידי שניים מחברי הוועד, ורשאי הרשם להאריך את המועד להגשתם.
נקודות לעמותה המבקשת אישור ניהול תקין:
- רשם העמותות עשה שימוש בסמכות שהוענקה לו בחוק, לשם קביעת הסדרי אורכות מול רואי חשבון העורכים ביקורת על דו"חות כספיים של עמותות המבקשות אישור ניהול תקין. סדרי האורכות אינם חלים על עמותות המבקשות לראשונה אישור ניהול תקין.
- הגשת מסמכים לצורך אישור ניהול תקין ניתן למצוא באתר האינטרנט של רשם העמותות – קיום חובות הדיווח השנתיות על פי החוק, באופן שוטף, מהווה תנאי סף. רק בתום שנתיים של פעילות רצופה מוכחת של העמותה, הגשת המסמכים הנדרשים בהתאם לחוק וכן עמידה בהוראות החוק ובכללי הרשם לצורך מתן אישור ניהול תקין, יינתן אישור ניהול תקין לעמותה.
- ככל שהעמותה החלה בפעילות, אולם עדיין לא ביצעה פעילות רצופה של שנתיים בסמוך לפני בקשתה לקבל אישור, באפשרותה לקבל אישור על הגשת מסמכים, שיכול לשמש אותה בין היתר לקבלת אישור על פי סעיף 46 לפקודת מס הכנסה, לאחר הגשת בקשה מתאימה לרשות המסים.
- עמותה, המבקשת אישור ניהול תקין לאחר שבמשך מספר שנים לא קיימה את חובות הדיווח כנדרש, תתבקש להשלים את כל המסמכים אותם הייתה חייבת להגיש על פי החוק בגין ארבע שנות הכספים הרלבנטיות.
- תוקפו של אישור ניהול תקין הוא מהמועד בו ניתן, ועד לתום השנה הקלנדרית לגביה ניתן. רשם העמותות אינו נותן אישור ניהול תקין עם תחולה רטרואקטיבית או עבור שנים שחלפו.
אגרה שנתית
כל עמותה חייבת בתשלום אגרה שנתית, החל מהשנה שלאחר רישומה, אלא אם כן היא נכנסת לגדר הפטור הקבוע בתקנות.
עמותה תהא זכאית לפטור מאגרה שנתית אם הצהירו יו"ר הועד וחבר ועד נוסף בתצהיר חתום בפני עורך דין, באשר לכל שנה בנפרד, כי מתקיימים בה התנאים המצטברים:
- התקציב השנתי של העמותה אינו עולה על 300,000 ₪.
- אין היא משלמת שכר ותשלומים בכל צורה שהיא עבור עבודה (בין אם כעובד ובין אם כקבלן משנה), לרבות משכורת, דמי גביית תרומות או דמי ניהול, פרט לשכר המשולם לבעל מקצוע לצורך ביצוע פעולות הנדרשות על פי דין, כגון תשלום לגוף מבקר או לרו"ח לשם עריכת דוחות כספיים יחד עם זאת, רשם העמותות מתייחס לתשלום של עד 1,500 ₪ במצטבר לחודש, לצורך פעילות הנלווית לפעילות העיקרית של העמותה, כתשלום זניח שאינו עולה כדי תשלום שכר. כך למשל, עמותות המשלמות תשלום של עד 1,500 ₪ לחודש עבור שירותי ניקיון, תשלום גמול ליו"ר ועד, חבר ועד וחבר ועדת ביקורת על פי תקנות הגמול לא יובא בחשבון כתשלום שכר לעניין הפטור מאגרה.
ככל שהעמותה הצהירה על התנאים המזכים אותה בפטור, וחלו שינויים בעניין במהלך השנה באופן שמוציא אותה מגדר הזכאים לפטור, על העמותה למסור דיווח בעניין לרשם, ולשלם את האגרה השנתית.
על כל עמותה לשלם את האגרה השנתית בבנק הדואר או באינטרנט ולחילופין להמציא לבנק הדואר את טופס התצהיר בדבר פטור (הנכלל בטפסים שנשלחים לעמותה מידי שנה) חתום כנדרש.
יש לשים לב כי לא יינתן אישור ניהול תקין לעמותה שאינה זכאית לפטור כאמור ושלא שילמה אגרה שנתית או שלא הגישה תצהיר לפטור לבנק הדואר לפי העניין.